Trag vier Zahlen ein und du hast deinen Wareneinsatz, deine Quote und den Betrag, um den du über oder unter deinem Ziel liegst. Kein Login, keine Mail-Adresse. Die Excel-Vorlage für zwölf Monate gibt's darunter dazu.
Gerechnet wird im Browser. Deine Zahlen werden nicht gespeichert und nicht verschickt.
Mehr ist es nicht. Was du am Anfang im Lager hattest, plus alles, was geliefert wurde, minus das, was am Ende noch dasteht — das ist die Ware, die tatsächlich durch deinen Betrieb gegangen ist. Geteilt durch den Nettoumsatz ergibt das deine Quote.
Zwei Stolperstellen, die die meisten Zahlen wertlos machen: netto rechnen — die Mehrwertsteuer gehört nie dir, und wer gegen den Bruttoumsatz rechnet, kommt systematisch zu niedrig heraus. Und gleicher Zeitraum auf beiden Seiten — Einkäufe vom März gegen Umsatz vom März, sonst vergleichst du Äpfel mit Birnen.
Personalessen, Bruch und verdorbene Ware stecken übrigens automatisch mit drin. Das ist kein Fehler, sondern der Punkt: Der Wareneinsatz zeigt, was wirklich weg ist — nicht, was verkauft wurde.
Der übliche Korridor. Ein Steakhaus liegt naturgemäß höher, eine Pizzeria tiefer — der Warenkorb entscheidet, nicht die Disziplin.
Getränke tragen den Deckungsbeitrag. Wenn du beides in einen Topf wirfst, siehst du nicht, welche Seite das Problem hat.
Selten ist es eine Ursache. Meist sind es vier kleine gleichzeitig — Preise, Portionen, Abfall, Schwund.
Wichtiger als der absolute Wert ist die Richtung. Eine Quote, die drei Monate in Folge um je einen Punkt steigt, ist ein Alarm — auch wenn sie noch im Korridor liegt. Genau dafür ist die Excel-Vorlage mit zwölf Zeilen gedacht.
Das ist die eigentliche Arbeit — und die Unterlagen dafür liegen längst bei dir im Büro. Lieferantenrechnungen zeigen schleichende Preiserhöhungen. Der Kassenauszug zeigt, was sich wirklich verkauft. Die Inventur zeigt, was verschwindet, ohne verkauft worden zu sein. Was bisher gefehlt hat, ist die Zeit, das alles zu lesen.
Genau das kann KI inzwischen übernehmen. Ein Prompt, drei Monate Rechnungen als Foto oder PDF — und du bekommst eine Tabelle, sortiert danach, was dich am meisten kostet:
Hier sind meine Lieferantenrechnungen der letzten 3 Monate. Bau mir eine Tabelle mit jedem Produkt, das ich öfter als zweimal gekauft habe: Preis im ersten Monat gegen Preis im dritten, Veränderung in Prozent, Menge pro Monat und was mich die Veränderung pro Monat kostet. Sortier nach Euro- Auswirkung, größte zuerst. Sag mir dann die fünf Positionen, die mich am meisten kosten, und ob eine Rechnung doppelt drin ist.
Die meisten finden beim ersten Durchlauf entweder eine doppelt berechnete Lieferung oder eine Preiserhöhung, die seit Monaten unwidersprochen durchläuft.
Ich hab jahrelang gewusst, dass mein Wareneinsatz zu hoch ist, und nie gewusst, an welcher Stelle. Die Zahl auszurechnen dauert zwei Minuten. Herauszufinden, wo sie herkommt, war früher ein Abend im Büro.
Franky — Gründer von bridge., 14 Jahre Restaurantmanager, Gründer von All You Can Reserve und Olivia.
Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand ergibt den Wareneinsatz für den Zeitraum. Die Wareneinsatzquote bekommst du, indem du diesen Wert durch den Nettoumsatz desselben Zeitraums teilst. Wichtig ist, dass beide Zahlen netto sind — also ohne Mehrwertsteuer.
Für Speisen liegen die üblichen Richtwerte bei etwa 28 bis 32 Prozent vom Nettoumsatz, für Getränke deutlich darunter. Das sind Branchenwerte, keine Vorschrift: ein Steakhaus liegt naturgemäß höher als eine Pizzeria. Entscheidend ist weniger der absolute Wert als die Richtung, in die er sich über die Monate bewegt.
Weil die Mehrwertsteuer nie dir gehört. Rechnest du die Quote gegen den Bruttoumsatz, kommt sie systematisch zu niedrig heraus und du wiegst dich in falscher Sicherheit. Nimm für beide Seiten der Rechnung die Nettowerte.
Der Wert allein sagt dir nur, dass etwas nicht stimmt — nicht wo. Die vier üblichen Ursachen sind schleichende Preiserhöhungen der Lieferanten, zu große Portionen, Abfall und Schwund. Alle vier lassen sich aus Unterlagen herauslesen, die du ohnehin schon hast: Rechnungen, Kassenauszug, Inventur.
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