Ware, Personal, Pacht und Energie schlucken mehr als 80 Cent von jedem Euro, der durch deine Kasse geht. So lässt du kostenlose KI-Tools über den Papierkram laufen, der eh schon im Büro liegt, und holst dir das Geld zurück — Rechnung für Rechnung, Gramm für Gramm, Schicht für Schicht.
Bei 3 % Reingewinn ist es genauso viel wert, 1.000 € Verlust im Monat zu stoppen, wie für 33.000 € mehr Essen zu verkaufen. Und in den meisten Küchen sind diese Löcher da: Betriebe werfen 4 bis 10 % von allem weg, was sie einkaufen, und 30 bis 40 % von dem, was auf den Teller geht, wird nie gegessen. Champions 12.3 hat 114 Betriebe in 12 Ländern begleitet — pro Euro, den sie in die Vermeidung von Lebensmittelabfall investiert haben, kamen sieben Euro zurück.
Die Zahlen für 2026 sind gnadenlos: rund 28 bis 32 Cent jedes Euros für Ware, etwa 40 Cent fürs Personal, 12 für Miete oder Pacht und 9 für Energie — Letztere hat sich seit 2019 mehr als verdoppelt. Der Reingewinn liegt im Durchschnittsbetrieb zwischen minus 2 und plus 3 Cent, und der Prime Cost — Wareneinsatz plus Personal — muss unter 65 % vom Umsatz bleiben. Wer in der Gastronomie Kosten senken will, braucht keine neue Software — die Belege liegen längst da: Rechnungen, Kassen-Exporte, Dienstpläne, Kontoauszüge, die BWA vom Steuerberater. Was dir immer gefehlt hat, ist die Zeit, das alles zu lesen. Genau das kann KI.
Drei Monate Rechnungen rein, eine sortierte Tabelle mit versteckten Preiserhöhungen raus — plus Doppellieferungen und Abrechnungsfehler, die dir nie aufgefallen sind.
KI schreibt die Mail zur Preiserhöhung in deinem Ton, mit deinen Mengen drin, und vergleicht danach die Angebote, die zurückkommen.
Ein Protokoll mit drei Spalten neben der Tonne. Sonntags abfotografieren, und die KI macht daraus Euro, Muster und eine Änderung für nächste Woche — so senkst du deine Lebensmittelverschwendung, ohne neues System.
Rechne den Food Cost inklusive Öl, Garnitur und Beilagenbrot — und finde dann drei Änderungen, die kein Gast merkt und die deinen Wareneinsatz senken.
Gästezahlen aus deiner eigenen Umsatzhistorie prognostizieren und einen Dienstplan bauen, der genau deinen Ziel-Prozentsatz trifft. Personalkosten sind in der Gastronomie der größte Kostenblock — beim Mindestlohn von 13,90 € die Stunde zählt jede unnötige Schicht.
Die drei Zahlen, die am weitesten vom Soll entfernt sind, was gut wäre, was jede einzelne im Monat bringt — und die Kosten, von denen du nicht wusstest, dass du sie zahlst.
Die Zahl, die überall steht, stammt aus der klassischen Restaurantkalkulation. Wer eine Kantine, eine Hotelküche, eine Großküche oder ein Catering führt, rechnet anders — teilweise nicht einmal in Prozent. Diese Zielwerte kommen aus der Kennzahlenübersicht der Wirtschaftskammer Österreich, die Werte für die Gemeinschaftsverpflegung sind branchenübliche Richtwerte pro Essen.
| Betriebsart | Zielwert Wareneinsatz | Woran es bei dir wirklich hängt |
|---|---|---|
| Restaurant / Gasthaus | 28–32 % Küche 17–26 % Getränke | Tellerkalkulation und Portionsgrößen. Die Getränkequote ist der Hebel, den fast alle liegen lassen — sie schlägt die Küchenquote im Deckungsbeitrag. |
| Landgasthof | 30–35 % Küche 22–27 % Getränke | Größere Portionen und breitere Karte bei geringerer Frequenz. Kartenbreite ist hier der teuerste Posten, nicht der Einkaufspreis. |
| Café / Café-Bar | 19–25 % Küche 13–22 % Getränke | Der Verlust liegt fast nie im Einkauf, sondern in der Vitrine: Was um 17 Uhr noch da ist, war Wareneinsatz ohne Umsatz. |
| Systemgastronomie | 19–23 % | Feste Rezepturen, feste Mengen. Wer hier abweicht, hat ein Prozessproblem, kein Einkaufsproblem. |
| Hotelküche — Frühstück | 9–15 % | Die günstigste Leistung im ganzen Haus, wenn das Buffet stimmt. Steuerbar über Nachfüllmenge in der letzten Stunde, nicht über den Einkauf. |
| Kantine / Betriebsrestaurant | 1,80–3,00 € pro Essen | Hier ist die Prozentquote wertlos, weil der Verkaufspreis subventioniert ist. Gesteuert wird über den Wareneinsatz je ausgegebenem Essen — und über die Prognose, wie viele Essen es werden. |
| Großküche Schule / Kita | 1,30–2,00 € · 1,00–1,50 € | Enge Vorgaben, feste Zuschüsse. Der einzige echte Hebel ist der Speiseplan: Fleischgerichte liegen typischerweise 30 bis 50 Prozent über der vegetarischen Alternative. |
| Catering | keine Branchenquote | Dein Zielwert steht in deinem eigenen Angebot. Entscheidend ist der Wareneinsatz pro Kopf gegen den kalkulierten Preis pro Kopf — je Veranstaltung, nicht je Monat. Wer im Monatsschnitt rechnet, sieht nie, welcher Auftrag draufgezahlt hat. |
Zwei Dinge fallen auf. Erstens: Kantine, Großküche und Catering rechnen gar nicht in Prozent. Wer dort eine Restaurantquote anlegt, misst etwas, das keine Aussage hat. Zweitens: Je planbarer die Gästezahl, desto weiter wandert der Verlust von der Küche zur Ausgabe — im Restaurant wirfst du weg, was du auf Verdacht vorbereitet hast, in der Kantine das, was um halb zwei noch in der Wanne steht. Beide Male ist es bezahlte Ware, aber die Gegenmaßnahme ist eine völlig andere.
Deshalb ist der erste Schritt in jedem dieser Betriebe derselbe: herausfinden, aus welcher Ecke der Verlust kommt. Wie das ohne neues System geht, steht im Abfalltracking für die Gastronomie. Und wenn du deine eigene Quote erst einmal ausrechnen willst, nimm den kostenlosen Wareneinsatz-Rechner.
Öffne ein kostenloses KI-Tool (Claude oder ChatGPT), häng drei Monate Lieferantenrechnungen an — Fotos von Papierrechnungen funktionieren gut — und füg das hier ein:
Anbei meine Lieferantenrechnungen der letzten 3 Monate. Erstelle eine Tabelle mit allen Produkten, die ich mehr als zweimal gekauft habe: Stückpreis in Monat 1 im Vergleich zu Monat 3, Veränderung in %, gekaufte Menge pro Monat und die Auswirkung dieser Veränderung in Euro pro Monat. Sortiere nach dieser Euro-Auswirkung, größte zuerst. Dann sag mir: die fünf Artikel, bei denen mich die Preiserhöhungen am meisten kosten; alles, was sich um mehr als 10 % verändert hat; jeden Artikel, den ich bei zwei Lieferanten zu unterschiedlichen Preisen kaufe; und alles, was nach Abrechnungsfehler, Doppellieferung oder falscher Einheit aussieht.
Die meisten finden schon im ersten Durchlauf eine doppelt berechnete Lieferung oder eine Preiserhöhung, die nie jemand hinterfragt hat. Der komplette Guide macht dasselbe für Abfall, Tellerkalkulation, Dienstpläne, deine BWA, Schwund, Energie und die stillen Daueraufträge — plus einen 20-Minuten-Check im Monat, der alles zusammenführt.
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Ich saß um Mitternacht im Büro mit einem Schuhkarton voller Rechnungen, wusste, dass etwas nicht stimmte, und hatte keine Ahnung, was. Dieser Guide ist dieselbe Nacht — nur dass du nach zwanzig Minuten eine Antwort hast.
bridge. — entstanden aus einer zweijährigen Studie mit 26 Restaurantmanagern weltweit. Gegründet von Nikolaus Gugenberger: 14 Jahre Restaurantmanager, Gründer von simply-olivia.com (ein Produkt der All You Can Reserve Ltd).
Ja. Lad drei Monate Lieferantenrechnungen hoch oder fotografier sie ab, und ein kostenloses KI-Tool baut dir eine Tabelle mit allen Produkten, die du regelmäßig kaufst: Preis in Monat 1 im Vergleich zu Monat 3, die Veränderung in Prozent und was dich diese Veränderung im Monat kostet, sortiert nach der größten Euro-Auswirkung. Es markiert außerdem Doppellieferungen, falsche Einheiten und Artikel, die du bei zwei Lieferanten zu unterschiedlichen Preisen kaufst.
Die meisten Betriebe zielen auf 28 bis 32 Prozent vom Umsatz für Ware, und der Prime Cost — Wareneinsatz plus Personal zusammen — sollte unter etwa 65 Prozent bleiben. Gut geführte Häuser holen rund 3 bis 8 Prozent netto raus. Das sind Orientierungswerte, keine Gesetze: Entscheidend ist, dass du deine eigenen Zahlen kennst und siehst, in welche Richtung sie laufen.
Sie übernimmt den Teil, für den nie jemand Zeit hat. Du führst ein Abfall-Protokoll mit drei Spalten auf Papier neben der Tonne, fotografierst es einmal pro Woche ab, und die KI rechnet es in Euro um, sortiert die größten Verluste, findet das Muster dahinter und sagt dir die eine Änderung, die nächste Woche am meisten spart.
Füg nie Bank-Zugänge, Kartennummern oder Personaldaten ein. Rechnungen, Rezepturen, Kassen-Exporte und BWA-Zeilen sind unproblematisch, und bei Claude wie bei ChatGPT kannst du in den Einstellungen das Training mit deinen Chats abschalten. Wenn du extra vorsichtig sein willst, ersetz vorher den Namen deines Betriebs.
Der Speisekarten-Guide dreht sich darum, was du verlangst und wie die Karte verkauft. Dieser hier dreht sich darum, was dich alles kostet, bevor ein Gast überhaupt bestellt hat — Rechnungen, Abfall, Portionen, Personalkosten und die Verträge, die du vor Jahren unterschrieben hast.
In der Betriebsgastronomie rechnet man nicht in Prozent, sondern in Euro pro ausgegebenem Essen — üblich sind etwa 1,80 bis 3,00 € für Erwachsene, in Schulen 1,30 bis 2,00 € und in Kitas 1,00 bis 1,50 €. Der Grund: Der Verkaufspreis ist subventioniert, also sagt eine Quote vom Umsatz nichts über die Küche aus. Gesteuert wird über den Wareneinsatz je Essen und über die Prognose der Essenszahlen.
Trenn die Bereiche, bevor du rechnest. Frühstück liegt typischerweise bei 9 bis 15 Prozent und ist damit die günstigste Leistung im Haus — dort lohnt sich die Arbeit an der Nachfüllmenge in der letzten Stunde mehr als jede Einkaufsverhandlung. Restaurant und Bankett rechnest du getrennt wie eigene Betriebe, sonst verdeckt das gute Frühstück ein Problem im À-la-carte-Bereich.
Pro Veranstaltung, nicht pro Monat. Dein Zielwert steht in deinem eigenen Angebot: Wareneinsatz pro Kopf gegen kalkulierten Preis pro Kopf. Wer im Monatsdurchschnitt rechnet, sieht nie, welcher einzelne Auftrag draufgezahlt hat — und genau der wiederholt sich dann. Rechne außerdem den Rücklauf mit: Was ungeöffnet zurückkommt, ist im Catering ein größerer Posten als in jedem Restaurant.
Nein. Die Spanne stammt aus der Restaurantkalkulation mit freiem Verkaufspreis. In Großküchen, Kantinen und Gemeinschaftsverpflegung ist der Preis vorgegeben oder bezuschusst, deshalb wird dort in Euro pro Essen gerechnet. Eine Verlustquote lässt sich aber sehr wohl vergleichen: Nach dem MONEYTOR-Monitoring von United Against Waste liegen Betriebsrestaurants bei rund 10 Prozent, Kliniken bei 28 Prozent und die klassische Gastronomie bei etwa 13 Prozent.
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